Lucrul de la distanță cu Scrum sau cum să rămâneți Agil în mediul Home Office

     Cafeaua la birou, întâlnirile de dimineață sau întâlnirile față în față pentru o recenzie sau o retrospectivă au fost rutinele noastre zilnice până de curând. Pentru a reduce răspândirea COVID-19, situația actuală ne-a forțat să extindem opțiunea de lucru de la domiciliu pentru a încetini răspândirea coronavirusului. Noi, cei de la Indrivo, am reușit să ne menținem procesele din prima zi a blocării Covid-19, deoarece am fost întotdeauna deschiși la subiectul biroului acasă, chiar înainte de Corona. În calitate de furnizor de servicii IT, infrastructura noastră a fost configurată în mod corespunzător încă de la început, iar angajații noștri au avut întotdeauna posibilitatea de a lucra de acasă pe o jumătate de zi sau de zi cu zi.

Călătoria lui Indrivo către o organizație agilă

La Indrivo, ne-am luat rămas bun de la managementul clasic, bazat pe plan, cu ani în urmă. În calitate de companie de software, Indrivo folosește metode agile în lucrul în echipă din 2016. Am introdus Scrum în 2016, când un proiect client a fost amânat. Motivul a fost că detaliile tehnice nu au fost suficient de clarificate în prealabil. Acest lucru a dus la probleme în respectarea programului și livrarea, deoarece au existat schimbări constante în funcționalitate și cerințe. Trecerea la Scrum a readus proiectul pe drumul cel bun și a dus la finalizarea cu succes. Am reușit să oferim clientului posibilitatea de a fi implicat activ în toate etapele de dezvoltare a proiectului în calitate de proprietar de produs. Acest lucru a permis clientului să intervină în orice moment în dezvoltare, să facă ajustări și să influențeze fazele de dezvoltare.

De atunci, echipa noastră de dezvoltare a lucrat conform principiilor Scrum. În 2018, alte departamente non-tehnice, cum ar fi administrația, marketingul și resursele umane, au început să utilizeze Scrum Framework. Uneori, totuși, regulile stricte de proces ale Scrum sunt simplificate în aceste departamente, ele nu pot fi utilizate în totalitate pentru toate departamentele. Dacă este necesar, rupem metoda și adaptăm Scrum la cerințele individuale ale echipelor. Departamentele folosesc elemente care se potrivesc mai bine cu munca și procesele lor. În aceste cazuri, nu mai vorbim de Scrum, ci doar de metode Agile.

Agile Work și Home Office - merg împreună?

Răspunsul în avans: Funcționează!

Prin definiție, echipele agile ar trebui să lucreze împreună la un produs. Ei pot face acest lucru cel mai bine atunci când toți cei implicați se află fizic în același spațiu. În acest fel, deciziile pot fi luate mai rapid deoarece comunicarea are loc față în față. Aceasta este componenta principală a muncii agile și se reflectă și în cele 12 principii ale Manifestului Agile.

Principiul spune: „Cea mai eficientă și eficientă metodă de a transmite informații către și în cadrul unei echipe de dezvoltare este conversația față în față”.

Dar nici Scrum Guide, nici Agile Manifesto nu interzic munca de la distanță. Conversațiile față în față sunt cele mai eficiente și eficiente, dar există situații excepționale precum cea actuală când munca de acasă este aproape singura opțiune. Mai ales în vremuri ca acestea, când majoritatea angajaților noștri lucrează de la distanță, utilizarea acestor metode de lucru și-a dovedit întreaga valoare pentru echipele noastre. Home Office le permite angajaților noștri să combine timpul liber, munca și familia în funcție de propriile nevoi. Ei economisesc drumul la serviciu și stresul asociat dimineața. Această libertate motivează și atunci când oamenii sunt motivați să muncească, de obicei produc și rezultate bune.

Reguli clare conduc la o cooperare de succes. Întâlnirile au loc acum în spațiul virtual și nu în sălile de întâlnire. Facem clic în sălile de conferințe virtuale punctual la orele de întâlnire convenite. Coordonarea între echipe are loc în grupuri prin chat-uri de grup, apeluri telefonice sau conferințe video.

Instrumente indispensabile pentru colaborarea virtuală

Indrivo are 5 locații, ceea ce înseamnă că și înainte de criza actuală, era necesar ca noi, ca companie, să oferim infrastructura IT potrivită pentru toate locațiile noastre, astfel încât să putem lucra împreună eficient. De câțiva ani încoace, ne bucurăm de facilitățile și avantajele instrumentelor de colaborare în rolul lor de facilitatori ai proceselor agile, dar în perioada de izolare am început să le apreciem și mai mult. CRM și ERP dezvoltate intern oferă fiecărui membru al echipei noastre informații în timp real despre toate activitățile și activitățile realizate ale zilei.

Impactul unei comunicări eficiente

Agilitatea se bazează pe comunicare. Este foarte important ca toate informațiile să fie formulate într-o manieră clară și înțeleasă. Riscul de neînțelegeri și ambiguități crește. Prin urmare, facem mai degrabă apeluri decât să le scriem colegilor și chiar mai bine, găzduim conferințe video în care toată lumea se poate vedea și auzi. Pe lângă întâlnirile virtuale, avem 15 minute zilnic și apoi, bineînțeles, la fiecare două săptămâni recenzii și retrospective. Întâlnirile zilnice și alte evenimente agile sunt rezervate comunicării profesionale, ne concentrăm și vorbim doar despre subiecte de business.

De obicei, organizăm lunar o „Întâlnire a personalului din Grand Hall”, unde am împărtășit succesele companiei, provocările și actualizările. Odată cu izbucnirea epidemiei Corona, am trecut acum la „Întâlniri de la distanță Grand Hall”. Deși întâlnirile online de această dimensiune erau necunoscute și noi pentru toată lumea, totul merge foarte bine, atât în ​​ceea ce privește discuția, cât și în ceea ce privește tehnologia.

În viața de zi cu zi de birou, suntem mult mai mult decât oameni care fac o muncă similară pentru aceeași companie. Suntem parteneri în „Crime” și facem schimb de idei despre lucruri private, triste, amuzante, furioase, în afară de subiecte de afaceri. De aceea, am creat un spațiu (virtual) de schimb care nu are legătură directă cu jobul, unde sunt încurajate subiectele de „simțire bine”, discuțiile obișnuite și glumele.

Reacționează rapid și cu agilitate

Întâlnirile regulate Scrum, de exemplu, ne oferă o structură clară, toate activitățile de planificare și coordonare sunt realizate folosind un proces bine stabilit. Scopul, domeniul de aplicare, munca și problemele sunt întotdeauna transparente pentru toți membrii echipei cu ajutorul instrumentelor digitale. Echipele noastre agile folosesc obiective clare pentru a începe mai rapid și pentru a reacționa flexibil la schimbări, precum și la noile constatări în procesul de dezvoltare. În proiectele agile, ne bazăm pe iterații sau sprinturi scurte și ușor de gestionat și pe un schimb regulat asupra progresului proiectului. Ordinea cerințelor într-un backlog poate fi schimbată rapid, astfel încât cea mai importantă muncă să poată fi abordată în următorul sprint.

Obțineți mai multă performanță cu echipe interfuncționale

Este important ca o echipă agilă să fie alcătuită corect. Echipele interfuncționale au toate competențele necesare pentru a performa fără a fi dependente de alții din afara echipei. Experiența noastră arată că echipele auto-organizate sunt mai independente, mai eficiente, mai creative și mai inovatoare în gândurile și acțiunile lor. Aceste avantaje le permit să dezvolte soluții mai bune și să realizeze cea mai mare valoare adăugată pentru proiect.

Câteva sfaturi de la Indrivo pentru lucrul de la distanță:

Pentru management: 

• Reușiți să recrutați oamenii potriviți pentru echipele de la distanță;
• Începeți cu încredere atunci când interacționați cu membrii echipei de la distanță;
• Programați întâlniri scurte și mai frecvente ale echipei;
• Ori de câte ori este posibil, utilizați videoclipuri limitând e-mailurile și mesajele;
• Utilizați soluții digitale interactive pentru colaborare și planificarea muncii;
• Livrați prototipuri în fiecare sprint pentru a aduna feedback-ul clienților;
• Implicați clienții de la distanță în dezvoltarea soluției;
• Asigurați o experiență de echipă durabilă;
• Măsurați rezultatele, nu rezultatele;
• Acordați timp pentru legături sociale;
• Stabiliți reguli și obiective specifice pentru menținerea echilibrului (de exemplu, formarea echipelor virtuale/fizice regulate, activități sportive și distractive);
• Oferiți sprijin.

Pentru angajați:

• Trageți-vă reciproc la răspundere;
• Comunicați, nu presupuneți;
• Înțelegeți nivelurile de interacțiune și instrumentele pe care le utilizați;
• Căutați oportunități de a vă distra împreună;
• Ai grijă de sănătatea ta (pauze, timeout și autoîngrijire).

Metodele agile și biroul de acasă aduc mai multă productivitate

Blocarea a fost un test de foc pentru agilitatea noastră. Pentru Indrivo, Scrum s-a dovedit a fi un instrument util și un mod eficient de lucru în această perioadă dificilă. Agile ne-a ajutat să menținem echipele de la distanță să funcționeze eficient și le-a făcut și mai rezistente pentru viitor. Adaptarea și integrarea noilor practici în procese deja familiare creează oportunități de dezvoltare. Întâlnirile regulate și întârzierile asigură o comunicare deschisă și un schimb transparent. Fazele clare de planificare ne permit să implementăm noi caracteristici de produse și servicii și să identificăm problemele pe măsură ce apar. Drept urmare, echipele noastre lucrează mai rapid și mai eficient.

Mai presus de toate, să nu uităm de ultimul principiu agil: conversația față în față este cea mai eficientă și economică metodă de schimb de informații în cadrul echipei. Uneltele nu sunt nimic fără contact uman.

Rămâi sănătos! Rămâi Agil!